ご依頼の経緯
K社様では、中古車の販売に伴う車庫証明について、これまで営業担当者や事務スタッフが社内で対応していました。
通常であれば、1件ずつ書類を確認しながら申請を進めることで大きな問題はありませんでしたが、販売台数が増えた時期に車庫証明の申請が重なり、短期間で複数件を同時に処理しなければならない状況になりました。
車庫証明は、申請書類を準備して警察署へ提出すれば終わりではありません。案件ごとに管轄する警察署が異なり、提出後には受取も必要です。さらに、記載内容や添付書類に不備があれば、その都度確認や修正が発生します。
そのため、件数が増えるにつれて「どの案件をどこまで進めたのか」「いつ提出したのか」「いつ受け取れるのか」といった進捗管理も複雑になっていました。
特に繁忙期には、営業担当者が接客や商談、納車準備の合間を縫って警察署へ出向くこともあり、本来の販売業務に使いたい時間が車庫証明の対応に取られてしまうことが課題になっていたそうです。
また、急いで処理しようとすることで、書類の記載漏れや確認不足が発生することもあり、差し戻しや再対応によって、かえって納車までのスケジュールが詰まってしまうケースもありました。
そこで、「件数が増えても安定して処理できる体制にしたい」「社内の負担を減らしながら、申請ミスも減らしたい」と考え、車庫証明業務をまとめて任せられる行政書士へご相談いただきました。
※本事例はモデルケースです。
担当行政書士のコメント
今回のご相談で大きなポイントだったのは、「車庫証明を代行すること」そのものよりも、複数案件を同時に処理しても混乱しない体制をつくることでした。
中古車販売店様の場合、販売台数が増えるほど車庫証明の件数も増えていきます。1件だけであれば、書類の確認、警察署への提出、受取までを社内で対応することも難しくないかもしれません。
ただ、5件、10件と案件が重なると状況は変わります。
どの案件が書類準備中なのか、どの案件をすでに提出したのか、どの警察署でいつ受け取れるのか、納車日はいつなのかといった情報を、それぞれ正確に管理する必要があります。
さらに、営業担当者や事務スタッフが通常業務と並行して対応していると、どうしても確認漏れや記載ミスが起こりやすくなります。
そこで今回は、申請予定の書類をまとめて回収し、当事務所で内容を確認したうえで、案件ごとに整理して申請を進める流れを整えました。
書類に不足や確認事項がある場合も、警察署へ持ち込んでから発覚するのではなく、できる限り申請前の段階で確認するようにしています。
また、大量案件では、単純に受付順で処理すればよいとは限りません。
納車予定日が近い車両、必要書類がすべてそろっている案件、管轄警察署の場所などを確認しながら、優先順位をつけて進めることが重要です。
警察署ごとに提出・受取のタイミングを整理し、移動ルートも考えながら対応することで、複数案件を抱えていても処理が滞りにくいよう工夫しました。
行政書士を入れるメリットの一つは、この「申請前のチェック機能」が加わることです。
車庫証明では、申請書だけでなく、所在図・配置図、使用権原を確認するための書類など、案件に応じて確認すべき内容があります。
社内だけで大量処理をしていると、「いつもこの形で通っているから大丈夫だろう」と思って進めた案件で確認事項が発生したり、忙しさから単純な記載漏れを見落としたりすることがあります。
行政書士が間に入ることで、提出前にもう一度専門家の目で確認できるため、申請後の修正や差し戻しといった二度手間を減らしやすくなります。
これは、単にミスが減るという話だけではありません。
車庫証明の処理が遅れると、その後の登録や納車スケジュールにも影響します。お客様と約束した納車日に合わせて社内ではさまざまな準備が進んでいるため、ひとつの手続きの遅れが、営業担当者や事務スタッフの負担につながることもあります。
そのため、大量案件を扱う中古車販売店様ほど、「誰が申請するか」だけではなく、「どう管理すればミスなく継続的に回せるか」という視点が重要です。
今回のK社様も、車庫証明業務を外に出したことで、営業担当者が警察署へ出向く回数を減らすことができ、本来の接客や商談、納車準備に使える時間が増えました。
また、案件管理を当事務所側でも行うことで、「この案件はどこまで進んでいるのか」と社内で何度も確認する負担も軽くなりました。
車庫証明代行は、単なる手続きの外注ではありません。
特に継続的に申請が発生する販売店様にとっては、社内の業務フローを整理し、ミスを減らし、販売業務に集中できる環境をつくるための手段でもあります。
件数が少ないうちは社内対応でも問題がなくても、「最近、車庫証明に追われることが増えてきた」「申請の進捗確認が大変になってきた」と感じた段階で、一度外部への依頼を検討してみることをおすすめします。
お客様メッセージ
以前は営業担当や事務スタッフが手分けして車庫証明を進めていましたが、販売が重なると一気に申請件数が増えるため、かなり負担になっていました。
特に大変だったのが、案件ごとの進捗管理です。
申請前のもの、すでに提出したもの、受取待ちのものが同時に動いていると、誰かが状況を把握しておかなければならず、忙しい時期ほど確認に時間を取られていました。
行政書士さんへお願いするようになってからは、書類をまとめて渡せば、内容の確認から申請、受取まで進めてもらえるので、かなり楽になりました。
また、自分たちだけで対応していた頃は、急いでいると記載漏れや確認不足が出てしまうこともありましたが、申請前に行政書士さんが見てくれることで、そうしたミスが減ったのも大きいです。
一度ミスが起きると、書類を直してもう一度対応する必要があり、結局かなり時間を取られます。その点を考えると、最初から専門家に確認してもらえる安心感は大きいと感じています。
営業担当が警察署へ行く回数も減り、その分、お客様への連絡や商談、納車準備に時間を使えるようになりました。
車庫証明は売上に直接つながる仕事ではありませんが、納車には欠かせない手続きなので、止まると困ります。
件数が少ないときは自分たちで十分だと思っていましたが、台数が増えてくると、外部へ任せたほうが全体としてスムーズに回ると実感しました。
大量の車庫証明を抱えていて、「社内で何とか回しているけれど、正直少し大変になってきた」という販売店には、行政書士へ相談してみるのをおすすめしたいです。
北広島市の公的相談窓口
北広島市で車庫証明・自動車登録・出張封印サポートをご自身で進める場合の、主な窓口のご案内です。
※管轄・連絡先は変更される場合があります。最新は各機関の公式サイトでご確認ください。
