行政書士法改正を機に「このまま社内対応を続けて大丈夫？」と感じたディーラーの車庫証明代行の事例（北海道札幌市）

ご相談の背景・経緯

S社様では、これまで車両販売に伴う車庫証明について、営業担当者を中心に社内で対応していました。

車庫証明は1件だけを見れば、それほど大きな業務には感じないかもしれません。しかし、自動車ディーラーの場合は毎月複数件の申請が発生します。書類の確認を行い、管轄する警察署へ出向いて申請し、後日あらためて受け取りに行く必要があります。

さらに、警察署ごとに移動時間がかかるため、営業担当者にとっては想像以上に負担の大きい業務になっていました。

そのような中、行政書士法の改正をきっかけに、今後の車庫証明業務の進め方について社内で見直しが行われました。

「これまでと同じやり方を続けるのではなく、専門家に任せられる部分は任せたい」

「ただ、行政書士へ依頼することで、逆に店舗側の事務作業が増えるのは避けたい」

というご希望があり、車庫証明業務を継続的に任せられる行政書士を探していたとのことです。

そこで当事務所では、単に「車庫証明を1件ずつ代行する」という形ではなく、ディーラー様の日常業務の中に無理なく組み込める方法をご提案しました。

専門家のポイント解説

今回のご依頼で特に重視したのは、車庫証明を代行することそのものではなく、「行政書士へ依頼することによって、ディーラー様の仕事を増やさない」という点です。

車庫証明代行を行政書士へ依頼する場合、書類を郵送したり、案件ごとに連絡をしたり、完成した書類を受け取ったりと、依頼するための事務作業が発生することがあります。

もちろん、1件や2件であれば、それほど大きな負担にはならないかもしれません。

しかし、日常的に車庫証明が発生する自動車ディーラー様の場合、この「依頼するための作業」が積み重なると、かえって店舗側の負担になってしまいます。

そこで今回は、当事務所側から定期的に店舗を巡回する方法をご提案しました。

店舗に伺った際に申請予定の書類をまとめてお預かりし、内容を確認したうえで必要な書類の作成・確認を行います。その後、管轄する警察署へ提出し、交付後の受取まで対応します。完成した書類についても、次回の巡回などに合わせて店舗へお届けする流れを整えました。

この方法であれば、ディーラー様側で毎回書類を郵送する必要がありません。

また、営業担当者が車庫証明のためだけに警察署へ出向く機会も減らすことができます。

自動車ディーラーの営業担当者は、車両の販売だけをしているわけではありません。商談、査定、契約手続き、納車準備、既存のお客様への対応など、日々さまざまな業務を抱えています。

その中で、警察署への移動や申請・受取に時間を使うことは、1回あたりでは小さな負担でも、年間で考えると決して少なくありません。

特に、複数の警察署へ申請する案件が重なった場合には、半日近く車庫証明関連の業務で時間を取られてしまうことも考えられます。

行政書士へ依頼するメリットは、単に「申請を代わりに行ってもらえる」ということだけではありません。

営業担当者が本来行うべき商談やお客様対応、納車準備などに時間を使えるように、業務そのものを整理できることも大きなメリットです。

今回も、店舗側の担当者様に新しい業務フローを覚えていただくのではなく、これまで行っていた書類準備を大きく変えずに、その後の部分を当事務所が引き取る形を意識しました。

車庫証明は、販売した車を予定どおり納車するために欠かせない手続きの一つです。

そのため、「行政書士に頼んだから安心」というだけでは十分ではなく、書類の確認漏れを防ぐこと、申請のタイミングを把握すること、案件が滞留しないことまで含めて運用を考える必要があります。

特に、継続的に車庫証明が発生する自動車ディーラー様の場合は、1件ごとの代行料金だけではなく、「どうすれば店舗側の手間を少なくできるか」という視点で行政書士を選ぶことが重要です。

当事務所では、書類を受け取って申請するだけではなく、ディーラー様の業務負担をできる限り抑えながら、継続して車庫証明を任せていただける体制づくりを大切にしています。

今回も、行政書士法の改正をきっかけとした業務の見直しを、「今までより面倒になる話」で終わらせるのではなく、営業担当者の負担を減らす機会に変えられるようサポートしました。

お客様の声

行政書士法の改正の話を聞いてから、今までと同じやり方で車庫証明の業務を続けるのではなく、一度きちんと見直したほうがいいと考えていました。

ただ、行政書士へお願いするにしても、毎回書類を郵送したり、細かく連絡を取ったりするようになると、店舗側の負担が増えるのではないかという心配もありました。

今回、定期的に店舗まで書類を取りに来てもらい、警察署への提出から受取、完成書類の届けまで対応してもらえる方法を提案していただけたので、非常に助かっています。

これまでは営業担当が車庫証明のために警察署へ行くこともありましたが、その時間を商談や納車準備、お客様への連絡などに使えるようになりました。

もし自社だけで新しい運用を考えていたら、法改正について調べながら、社内の手順まで一から考えなければならず、かなり時間がかかっていたと思います。

単に申請を代行してもらうだけではなく、こちらの負担が少なくなる方法まで考えてもらえた点が、お願いして一番よかったところです。車庫証明が継続的に発生するディーラーであれば、一度相談してみる価値はあると思います。

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